10 důvodů proč vyměnit Excel za specializovaný software

Proč přestat evidovat majetek v Excelu?

Mnoho firem, škol nebo neziskových organizací začíná evidenci majetku jednoduše v Excelu. Je to známý nástroj, zprvu nulové náklady a každý ho tak nějak ovládá. Jenže jakmile počet položek roste, začínají se objevovat problémy s přehledností, aktualizací nebo bezpečností dat. V tomto článku vám představíme 10 konkrétních důvodů, proč se vyplatí přejít na specializovaný software.

Hledáte podrobnější srovnání? Přečtěte si náš článek Excel vs specializovaný software - kompletní srovnání

S čím se v Excelu potýkáte?

Excel je skvělý pro jednoduché tabulky, ale při evidenci většího objemu majetku narážíte na několik zásadních omezení:

Verze "finální_finální2.xlsx"

Soubor koluje mezi kolegy emailem. Každý má svou verzi a nikdo neví, která je ta správná.

Ztráta dat bez zálohy

Jeden špatný klik a celý soubor je pryč. Excel nemá automatické zálohy ani historii změn.

Ruční práce a chyby

Odpisy počítáte ručně, data kopírujete mezi listy. Každý překlep může stát hodiny oprav.

Žádná automatizace

Excel vás neupozorní na končící záruku ani na potřebnou revizi. Musíte si vše hlídat sami.

10 důvodů pro přechod na specializovaný software

Moderní software pro evidenci majetku řeší všechna omezení Excelu a přináší funkce, které vám reálně ušetří čas a peníze:

1.Úspora času díky automatizaci

Specializovaný software vám umožní rychle vyhledat konkrétní položku, generovat inventurní sestavy jedním kliknutím a automaticky aktualizovat záznamy. Nemusíte ztrácet čas ručním kopírováním a kontrolou tabulek.

2.Méně chyb díky centralizaci dat

Všechna data jsou uložena na jednom zabezpečeném místě, takže nehrozí duplicitní soubory a přepisování nesprávných údajů. Při práci v Excelu často vznikají verze, ve kterých se snadno něco přehlédne nebo ztratí.

3.Rychlá inventura s QR kódy

Díky skenování QR kódů mobilem zvládnete inventuru daleko rychleji a s menší chybovostí. Stačí naskenovat kód přidělený konkrétní položce a systém automaticky zaznamená stav.

4.Okamžitý přehled o stavu majetku

Jakmile potřebujete zkontrolovat hodnotu nebo počet určité kategorie majetku, uděláte to během pár vteřin. Aktuální data máte vždy online, a nemusíte vytvářet složité kontingenční tabulky.

5.Automatické upozornění na termíny

Software pohlídá termíny záruky, revizí nebo kalibrací. Upozorní vás emailem s předstihem, takže nestihne dojít k propadlé záruce nebo opožděnému servisu.

6.Bezpečné zálohování v cloudu

Na rozdíl od Excel souboru, který může kdokoliv omylem smazat, je cloudové řešení chráněno hesly, šifrováním a pravidelnými zálohami. V případě problému se data obnoví bez ztráty.

7.Fotky a dokumenty na jednom místě

K majetku můžete nahrávat faktury, smlouvy, návody nebo fotografie. Vše je přehledně u konkrétní položky a nemusíte hledat doklady v papírech.

8.Reporty jedním kliknutím

Ať už pro vedení firmy, audit nebo účetní, jedním klikem vytvoříte přehledné sestavy o stavu a pohybech majetku. Ušetříte dny práce.

9.Přístupová práva pro uživatele

IT správce, ekonom, účetní nebo vedení – každý může mít jinou úroveň přístupu. Vidí jen potřebná data a nemůže omylem měnit záznamy, do kterých nemá zasahovat.

10.Připravenost na růst

Ať už spravujete desítky nebo tisíce položek, moderní software je na to připraven. Excel se rychle stane nepřehledným, jakmile se množství dat výrazně zvětší.

Co získáte přechodem na Správce majetku

✓Inventura až 10x rychleji díky QR kódům

✓Automatické výpočty odpisů bez chyb

✓Bezpečná data s pravidelnými zálohami

✓Přehled odkudkoliv - z PC i mobilu

✓Upozornění na revize a končící záruky

✓Kompletní historie změn pro audit

Závěr

Pokud se ve vaší organizaci Excel začíná stávat brzdou při evidenci majetku, je nejvyšší čas zvážit přechod na specializovaný software. Tato investice se obvykle brzy vrátí v podobě ušetřeného času, přesnějších údajů a menšího rizika ztráty dat. Vyzkoušejte Správce majetku a zjistěte, jak může pomoci zjednodušit a automatizovat vše od inventarizace až po generování reportů.

Přestaňte se trápit s Excelem

Vyzkoušejte Správce majetku zdarma a zjistěte, o kolik jednodušší může být evidence majetku.

Nezávazná poptávka

Objevte Správce majetku

Pro koho je naše aplikace určena

Pro jaké role je naše aplikace určena

Návody a tipy

Případové studie

Odborné články

Cenové plány

Podpora

Obchodní oddělení

O nás

Informace